5 vragen over privacy en werknemers

Het is onder meer de taak van HR om de privacy van werknemers te waarborgen. Vind hier de 5 gestelde vragen en antwoorden over privacy op de werkvloer.

1. Mag een werkgever camera’s ophangen?

In beginsel mag een werkgever zijn werknemers alleen filmen als zijn belang daarbij opweegt tegen de inbreuk op de privacy van een werknemer. Het belang van de werkgever kan bijvoorbeeld zijn gelegen in de beveiliging van bedrijfseigendommen of de bestrijding van fraude. Daarbij moet de werkgever afwegen of er een minder ingrijpend middel niet geoorloofd omdat er andere minder ingrijpende middelen gebruikt konden worden dan cameratoezicht kan worden gebruikt om hetzelfde doel te bereiken. Als dat zo is, dan moet hij voor het minder ingrijpende middel kiezen. Een werkgever is bovendien verplicht om de werknemers in te lichten over het feit dat er camera’s zijn. De werkgever moet de camera’s weer verwijderen als zijn belang daarbij niet meer bestaat. Bijvoorbeeld als bij een vermoeden van diefstal een verdachte is betrapt.

Wanneer de werkgever standaard gebruik maakt van cameratoezicht of de mogelijkheid wil hebben om daar in de toekomst gebruik van te maken, doet hij er verstandig aan de regels met betrekking tot het cameratoezicht, het doel en de rechtvaardiging daarvan, in een protocol op te nemen. De ondernemingsraad heeft daarover wel instemmingsrecht.

2. Mag ik de e-mail van mijn werknemer lezen?

Het is op grond van Europese rechtspraak niet toegestaan om e-mails van werknemers te controleren, ook als ze verstuurd zijn vanaf de werkplek, tenzij:

• de werknemer van de mogelijkheid van controle op de hoogte is gesteld, bijvoorbeeld via een e-mailprotocol of reglement;
• er een gerechtvaardigd doel is voor inzage;
• inzage proportioneel is.

Als er geen reglement is, worden strengere voorwaarden gesteld aan eisen 2 en 3. Laat je werknemer dus een privé-e-mailaccount open staan, dan is het niet raadzaam de e-mail te lezen. Van zakelijke berichten mag je eerder kennisnemen. Een zaak waarin dit aan de orde kwam was die bij de kantonrechter te Rotterdam d.d. 21 september 2011. De vader van een werknemer was op non-actief gesteld (vader en zoon werkten voor hetzelfde bedrijf). Er werden afspraken gemaakt over de wijze waarop hierover naar klanten toe zou worden gecommuniceerd. De werknemer hield zich hier niet aan. Hij stuurde e-mails naar klanten waarin hij liet weten dat het ‘een chaos’ was en dat hij met ‘varkens’ moest werken. De rechter oordeelde dat de werkgever de e-mails mocht controleren, ook al was er geen reglement. De werkgever had een gerechtvaardigd doel voor controle (de werknemer was misschien ook betrokken bij interne misstanden). Het middel was ook proportioneel, inzien van de e-mail was immers de enige mogelijkheid om te controleren of de werknemer zich aan de afspraken had gehouden.

Mag je de e-mail van uw werknemers lezen als zij op vakantie zijn? Gaat jouw werknemer op vakantie, dan kunt je jouw werknemer vragen om een out of office-bericht aan te zetten, waarin de verzender wordt doorverwezen. Je kunt afspreken dat een collega of leidinggevende zo nu en dan de e-mail checkt. Het is echter in dat laatste geval raadzaam om niet alle e-mail door te gaan spitten, maar slechts de e-mails te lezen die wellicht beantwoord moeten worden.

3. Welke rechten heeft de werknemer als de werkgever personeelsgegevens van hem verwerkt?

Werknemers kunnen onder de AVG een beroep doen op:

• Het recht op informatie: je moet werknemers informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Je kan bijvoorbeeld een privacyverklaring opnemen in het personeelshandboek.
• Het recht op vergetelheid: je bent in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens van een werknemer te wissen. Bijvoorbeeld gegevens die niet meer relevant zijn.
• Het recht op rectificatie en aanvulling: werknemers hebben het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of de persoonsgegevens te laten aanvullen.
• Het recht op inzage: werknemers hebben het recht om de persoonsgegevens die je van hen bewaart in te zien. Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn personeelsdossier opvragen.
• Het recht op beperking van verwerking: je mag verzamelde persoonsgegevens in sommige gevallen (tijdelijk) niet verwerken, maar deze gegevens moeten wel opgeslagen blijven. Een werknemer kan zo’n verzoek indienen als hij verwacht de gegevens op een later moment nodig te hebben in een juridische procedure.
• Recht om niet mee te gaan in geautomatiseerde besluiten: werknemers kunnen hier een beroep op doen als je besluiten neemt op basis van automatisch verwerkte gegevens. Verwerk je bijvoorbeeld sollicitaties zonder dat hier een persoon naar heeft gekeken, dan kan de kandidaat een beroep doen op het recht op een menselijke blik.
• Het recht van bezwaar: werknemers kunnen bezwaar indienen tegen de verwerking van hun persoonsgegevens door jou. Bijvoorbeeld als je onzorgvuldig omgaat met de gegevens.
• Het recht op dataportabiliteit: werknemers moeten de gegevens die je verwerkt op een makkelijke manier kunnen overdragen aan andere organisaties. Voor jou betekent dit dat werknemers de gegevens moeten kunnen ontvangen in een ‘gestructureerde, gangbare en machineleesbare’ vorm.

4. Welke aspecten dient de werkgever te wegen bij de afweging tussen zijn belang en het privacybelang van de werknemer?

• Noodzakelijkheid: met de privacyinbreuk moet een legitiem doel worden gediend en de privacyinbreuk moet noodzakelijk zijn om dat doel te bereiken.
• Proportionaliteit: de privacyinbreuk moet in verhouding staan tot het doel dat het dient. In arbeidsrelaties betekent dit dat het belang van de werkgever dus zwaarder moet wegen dan het privacyrecht van de werknemer.
• Subsidiariteit: het doel van de werkgever kan niet op een minder ingrijpende manier of met een minder vergaand middel worden bereikt.

5. Wat kun je doen als jouw werknemer te veel privé op internet zit?

Werkgevers moeten op grond van artikel 8 EVRM een bepaalde mate van niet-zakelijk internet- en e-mailgebruik onder werktijd toestaan. De vraag is of een werkgever een werknemer kan ontslaan als hij vindt dat het privégebruik onder werktijd de spuigaten uitloopt. Uit rechtspraak blijkt dat een werkgever enerzijds aan zal moeten tonen dat het e-mail- en internetgebruik echt buitensporig was. Daarbij moet een werkgever laten zien hoeveel werktijd het privégebruik heeft gekost.

Anderzijds nemen rechters in hun oordeel over een dergelijk ontbindingsverzoek doorgaans mee:

1. of er een internet-protocol van kracht was ten tijde van het privégebruik; en
2. of de werknemer is aangesproken op zijn gedrag.

Het is dus raadzaam om een internet-protocol voor het gebruik van e-mail en internet met regels over internetgebruik voor privédoeleinden op te stellen. Besteedt een werknemer op werk te veel tijd voor zichzelf aan internet, dan kun je hem het beste waarschuwen, onder verwijzing naar het protocol. De waarschuwing dient je schriftelijk te bevestigen in een officiële waarschuwingsbrief.

Overigens is het wel de vraag of een werkgever het internetgebruik van zijn werknemers mag controleren. Werkgevers zijn hierin beperkt. Doorgaans oordelen rechters dat dit geoorloofd is als er voldoende aanleiding is om een dergelijk onderzoeksmiddel in te zetten, het bewijs niet op een andere manier kan worden geleverd, er alleen met een beperkt doel is onderzocht en de betrokken werknemer had kunnen weten dat er onderzoek zou worden verricht. Dit laatste zou je bijvoorbeeld op kunnen nemen in het internet-protocol.