Bewaartermijnen personeelsdossier

Als HR of P&O afdeling van een werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeels­dossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens als HR afdeling moet verwerken en opslaan.

Bewaarplicht werknemers­gegevens

Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving. Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.

Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.

Bewaartermijn personeels­dossier

Veel werknemers­gegevens bewaar je in een personeelsdossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.

Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.

Werknemer uit dienst

Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst treedt. Je kunt dan niet zomaar het hele personeels­dossier vernietigen. Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekosten­verzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.

Bewaartermijnen overige werknemers­gegevens

Voor de overige werknemers­gegevens in het personeels­dossier gelden de volgende bewaartermijnen:

1 jaar na dienstverband

Voor een aantal werknemers­gegevens in het personeels­dossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
• Curriculum vitae (cv)
• Referenties
• Correspondentie met de sollicitant
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Psychologisch onderzoek
• Assessments

2 jaar na dienstverband

Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemers­gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:

• De arbeids­overeenkomst (inclusief wijzigingen)
• Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
• Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
• Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
• Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
• Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekte­verzuim en re-integratie
• Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)

5 jaar na dienstverband

De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeels­dossier bewaren:

• Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
• Kopie van het identiteitsbewijs

7 jaar na dienstverband

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basis­gegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Dat geldt ook voor de volgende gegevens:

• Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
• Datum van indiensttreding
• Salarisadministratie
• Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
• Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Verwijderen of vernietigen?

Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeels­dossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoons­gegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Versnipperaar

Heb je werknemers­gegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.

Software

Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale HR software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.

Vragen over het Personeelsdossier neem gerust contact met ons op.

Bron: ondernemen met personeel