Bewaartermijnen werknemersgegevens uit dienst 2024

Voor de werknemers­gegevens in het personeels­dossier gelden in 2024 verschillende bewaartermijnen. Voor sommige gegevens is er een bewaartermijn van 1 of 2 jaar. En voor andere gegevens is er een bewaartermijn van 5 of 7 jaar. Onderstaand een kort overzicht.

Bewaartermijn 1 jaar na dienstverband

Voor een aantal werknemers­gegevens in het personeels­dossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
• Curriculum vitae (cv)
• Referenties
• Correspondentie met de sollicitant
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Psychologisch onderzoek
• Assessments

Bewaartermijn 2 jaar na dienstverband

Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemers­gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:

• De arbeids­overeenkomst (inclusief wijzigingen)
• Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
• Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
• Ingevuld formulier functioneringsgesprek
• Ingevuld beoordelingsformulier
• Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter (bij ziekte)
• Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekte­verzuim en re-integratie
• Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)

Bewaartermijn 5 jaar na dienstverband

De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeels­dossier bewaren:

• Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
• Kopie van het identiteitsbewijs

Bewaartermijn 7 jaar na dienstverband

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basis­gegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Dat geldt ook voor de volgende gegevens:

• Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
• Datum van indiensttreding
• Salarisadministratie
• Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
• Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Bron ondernemenmetpersoneel