bel ons
all4people hr sppor2

18 november 2021

Flexibel werken: checklist thuiswerken

In deze checklist thuiswerken zijn praktische regelpunten verzameld over thuiswerken.

Ruim een derde van de Nederlandse werknemers werkt geregeld zes uur thuis, volgens cijfers van het CBS. Vooral hoogopgeleiden werken nogal eens vanuit huis, vaak ook omdat hun takenpakket zich daar goed voor leent.

Als het bij af en toe een middagje thuiswerken blijft, is het voor de werkgever niet nodig om daar van alles omheen te organiseren. Maar bij structureler thuiswerken is het wel verstandig om in actie te komen. De werkgever blijft namelijk verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer die thuis werkt. Bovendien is het handig om afspraken te maken over bereikbaarheid, contact met het werk en het gebruik van voorzieningen van de werkgever.

Wet Flexibel werken vanaf 2016
Sinds 2016  is de Wet Flexibel Werken in werking getreden. Deze wet beoogt flexibel werken te bevorderen. Zo moeten werknemers bijvoorbeeld beter in staat worden gesteld om thuis te werken. De Wfw is alleen van toepassing op werkgevers die meer dan 10 werknemers in dienst hebben.

Sinds 1 januari 2016 is nu wettelijk geregeld dat een werknemer bij de werkgever een officieel verzoek tot ‘aanpassing van de arbeidsplaats’ kan indienen, maar verplicht om het verzoek in te willigen is de werkgever niet. De werkgever is slechts verplicht om het verzoek in overweging te nemen.

Afwijzen van het verzoek kan de werkgever alleen nadat hij met de werknemer overleg heeft gepleegd. Wijst de werkgever het verzoek af, dan zal hij de werknemer hiervan schriftelijk op de hoogte moeten stellen en zijn beslissing moeten motiveren. De werkgever kan het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of de werktijden alleen afwijzen indien er een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is. Dit is een vrij zware toets: de werkgever moet kunnen aantonen dat toewijzing van het verzoek leidt tot ernstige problemen van bijvoorbeeld de veiligheid, van rooster-technische aard, voor de bedrijfsvoering, bij de herbezetting van de vrijgekomen uren (bij vermindering van de arbeidsduur) of bij het niet voorhanden zijn van voldoende werk (bij vermeerdering van de arbeidsduur).

Download
In deze checklist thuiswerken zijn praktische regelpunten verzameld voor de HR-afdeling die te maken krijgt met medewerkers die structureel willen thuiswerken.

Checklist thuiswerken
1. Inventariseer behoefte aan thuiswerken
  • Vraag na bij managers, medewerkers, evt. medezeggenschap of binnen de organisatie behoefte bestaat aan thuiswerken.
  • Deze vraag kan ook komen van de leiding van de organisatie, of een gevolg zijn van organisatie- of strategiewijzigingen, of bijvoorbeeld proactief HR-beleid.
  • Verder kan de behoefte bijvoorbeeld ontstaan vanuit kostenoverwegingen, personeelstevredenheid, flexibiliteit.
2. Inventarisatie van geschikte functies en afweging kosten/baten
  • Maak een inventarisatie van functies en/of werkzaamheden die in aanmerking komen om vanuit huis te worden verricht
  • Bekijk of functies voor een gedeelte vanuit huis kunnen worden verricht (bijvoorbeeld alleen verslagen uitwerken, notities opstellen)
  • Maak een overzicht van de functies die niet geschikt zijn voor thuiswerken, bijvoorbeeld omdat medewerkers altijd op de standplaats aanwezig moeten zijn (aard van de werkzaamheden, maar ook functies die meer direct toezicht/aansturing nodig hebben
  • Inventariseer welke medewerkers interesse hebben in thuiswerken
  • Ga samen met het management na welke personeelsleden extra begeleiding nodig kunnen hebben
  • Maak een overzicht van voor- en nadelen (andere managementstijl, effecten op medewerkers, productiviteit) en kosten/baten bijvoorbeeld ten aanzien van begeleiding, arbo-aspecten, ict-faciliteiten
  • Besluitvorming leiding organisatie, voorgenomen besluit voorleggen aan medezeggenschap
3. Opstellen thuiswerkregeling
NB. Mogelijk zijn in de cao al afspraken gemaakt over een regeling voor thuiswerken. Sla, indien aanwezig, de eigen cao daar dus op na.De thuiswerkregeling is een aanvulling op het Personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst, waarin de afspraken worden gemaakt over:

  • aantal dagen dat er thuis gewerkt wordt
  • bereikbaarheid/tijdstippen
  • werkplekinrichting door de werkgever, vergoeding
  • hoe de controle op de werkplek plaatsvindt, arbeidsomstandigheden
  • vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en –middelen
  • eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens
  • eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, etc.)
4. Inrichting thuiswerkplek
  • Ga na of de werknemer thuis een geschikte ruimte tot zijn beschikking heeft
  • Biedt waar nodig ergonomische en technische voorzieningen om goed en gezond te kunnen thuiswerken
  • Stel eventueel apparatuur ter beschikking om thuiswerken mogelijk te maken
  • Er kan in uitzonderingsgevallen een vergoeding worden afgesproken over de kosten die de werknemer maakt bij thuiswerken
  • Maak duidelijke afspraken over aansprakelijkheid bij schade
5. Opstellen thuiswerkovereenkomst
In de thuiswerkovereenkomst worden afspraken gemaakt over:

  1. de thuiswerkplek van de medewerker;
  2. de bereikbaarheid van de medewerker;
  3. de aan de medewerker aangeboden thuiswerkvoorzieningen;
  4. de inrichting van de werkplek;
  5. het aantal uren/dagen per week en de dagen waarop de medewerker thuis werkt;
  6. aansprakelijkheid van de werkgever en de medewerker;
  7. beveiliging/vertrouwelijkheid/geheimhouding;
  8. mogelijke controle van de thuiswerkplek;
  9. duur en beëindiging van de overeenkomst;
  10. de gevolgen die beëindiging van het thuiswerken heeft voor de verleende thuiswerkvoorzieningen.
6. Uitvoeringsaspecten thuiswerken
  • Maak afspraken over de ondersteuning van thuiswerkers door de ict-afdeling, de hr-afdeling, de bedrijfsarts/arbodienst, de preventiemedewerker, de afdeling interne communicatie en de afdeling financiën
  • Zorg voor een deugdelijke instructie over arbo-aspecten van thuiswerken en zorg dat ieder thuiswerker deze instructie volgt. In de thuiswerkovereenkomst wordt dit bekrachtigd. Dit is belangrijk ivm. aansprakelijkheid van de werkgever
  • Regel een informatiepunt waar thuiswerkers met vragen terecht kunnen (dat kan een fysieke plek zijn, maar daarnaast ook via intranet/internet, telefoon, etc.)
  • Richt een monitoringfunctie in voor de leiding en het management waarmee inzicht ontstaat in het gebruik van thuiswerken (tijdregistratie) en de effecten ervan.
7. Evaluatie
  • Evalueer de Regeling Thuiswerken geregeld op werkzaamheid en actualiteit
  • Bespreek in functioneringsgesprekken geregeld de arbo-aspecten van thuiswerken
  • Bespreek in functioneringsgesprekken ook de behaalde resultaten en toets of thuiswerken nog steeds geschikt is voor de medewerker
  • Bekijk geregeld of de thuiswerkplek nog voldoet aan de arbo-vereisten
  • Beoordeel of thuiswerk van (bepaalde groepen) medewerkers voldoende bijdraagt aan de doelstellingen en productiviteit van de organisatie.

Gaan we samen aan het werk?

Neem Contact Op