Bewaartermijn Personeelsdossier

De privacy van je medewerkers is erg belangrijk. Sinds 2018 gelden de richtlijnen die de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft opgesteld voor de bescherming van persoonsgegevens. In de AVG worden geen concrete termijnen genoemd, maar wel richtlijnen gegeven. Het uitgangspunt is: de werkgever mag gegevens niet langer bewaren dan nodig.

Wat bewaar je in het personeelsdossier?

Als ondernemer met personeel krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens. Het begint al bij het werven van een medewerker en als je diegene aanneemt breidt die hoeveelheid alleen maar uit. De AVG maakt hierbij een belangrijk onderscheid in:

• Gegevens van sollicitanten
• Gegevens van medewerkers
• Gegevens van oud-medewerkers

Bewaartermijn

Voor de medewerkergegevens in het personeelsdossier gelden de volgende termijnen voor het verwijderen van gegevens:

2 jaar na beëindigen dienstverband

• de sollicitatiebrief
• het curriculum vitae
• opdrachten en / of assessments
• referenties van oude werkgevers
• correspondentie met betrekking tot de sollicitatie
• getuigschriften
• de verklaring omtrent gedrag (VOG)
• de arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken)
• correspondentie omtrent de functie
• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan
• correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
• verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter (de wet die is ingesteld om het aantal langdurig zieke medewerkers terug te dringen)

Wetgeving naast de richtlijnen van de AVG

Naast de AVG zijn er andere wetgevingen waarin uitzonderingen worden gemaakt. In de archiefwet en in de belastingwetgeving wordt bijvoorbeeld gesteld dat documenten die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, een bepaalde tijd bewaard moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn de loonbelastingverklaringen en salarisadministratie.

Hiervoor gelden de volgende termijnen:

5 jaar na beëindigen dienstverband

• loonbelastingverklaringen
• een kopie van het identiteitsbewijs

7 jaar na beëindigen dienstverband

• basisgegevens
• salarisadministratie
• persoonlijke gegevens ex-medewerker
• datum indiensttreding
• arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken)
• ardbeidsvoorwaarden
• afstandsverklaring woon-werkverkeer

Vragen neem vrijblijvend contact met ons op

Bron loket.nl