Hoe lang bewaar je medewerkers-gegevens?

De privacy van je medewerkers is erg belangrijk. Sinds 2018 gelden de richtlijnen die de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft opgesteld voor de bescherming van persoonsgegevens. In de AVG worden geen concrete termijnen genoemd, maar wel richtlijnen gegeven. Het uitgangspunt is hier dan ook: de werkgever of je HR-afdeling mag gegevens niet langer bewaren dan nodig. Maar wat voor termijn hang je daar dan aan?

De AVG maakt onderscheid in drie categorieën, sollicitanten, medewerkers en oud-medewerkers. Als ondernemer of HR zul je ze allemaal tegenkomen.

1. Sollicitatiegegevens
Er zijn richtlijnen gemaakt voor de sollicitatiegegevens van kandidaten die niet zijn aangenomen. Zo moet je binnen vier weken alle gegevens van deze kandidaat vernietigen. Als je de kandidaat om toestemming vraagt om de gegevens langer te bewaren, is dit natuurlijk mogelijk. Je mag deze informatie dan één jaar bewaren.

2. Medewerker gegevens
Wanneer je iemand in dienst neemt, komen hier veel persoonlijke gegevens bij kijken. Je hoeft voor deze medewerker alleen een personeelsdossier aan te maken en zo lang iemand in dienst blijft, hoef je dit dossier alleen maar op te schonen wanneer dit
nodig is.

3. Gegevens van oud-medewerkers
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, krijg je te maken met de maximale bewaartermijn en welke gegevens je wel mag bewaren voor de belastingwetgeving.

Lees de maximale bewaartermijn hieronder.

2 jaar na beëindigen dienstverband:
 De sollicitatiebrief;
 Het curriculum vitae;
 Opdrachten en/of assessments;
 Referenties van oude werkgevers;
 Correspondentie met betrekking tot de sollicitatie;
 Getuigschriften;
 De verklaring omtrent gedrag;
 De arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken);
 Correspondentie omtrent de functie;
 Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
 Verslagen over (probleem)situaties;

 Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV;
 Verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter.

5 jaar na beëindigen dienstverband:
 Loonbelastingverklaringen;
 Kopie van het identiteitsbewijs.

7 jaar na beëindiging dienstverband:
 Basisgegevens;
 Salarisadministratie;
 Persoonlijke gegevens;
 Datum indiensttreding;
 Arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken);
 Arbeidsvoorwaarden;
 Afstandsverklaring woon-werkverkeer.

Uiteraard zijn hier uitzonderingen op. Wanneer je de personeelsgegevens gebruikt voor algemeen belang, wetenschappelijk onderzoek of statische doeleinden, mag je de gegevens langer bewaren. Natuurlijk moeten hier wel maatregelen voor genomen worden, om de privacy van de oud-medewerkers zo goed mogelijk te beschermen.

Vragen over de AVG wet of over andere HR-vraagstukken?

Klik hier om contact met ons op te nemen!

Bron: loket.nl