Verzuimgesprek voeren

Verzuimgesprekken zijn een essentieel onderdeel van een goed verzuimbeleid en een essentieel instrument om ziekteverzuim te verlagen. Gebruik deze checklist om vast te stellen welke onderwerpen je moet aansnijden, wat je niet mag vragen en hoe je de medewerker het best kan benaderen.

Wanneer vindt een verzuimgesprek plaats?

Er zijn drie momenten voor een verzuimgesprek:

• bij de ziekmelding;
• gedurende het herstelproces bij langdurig verzuim minimaal eens per zes weken;
• bij terugkeer op het werk.

Zorg ervoor dat bij elk gesprek van tevoren is bepaald wat het doel is van het gesprek. Maak van elk gesprek een samenvatting en voeg dat bij het re-integratiedossier of personeelsdossier.

Verzuimgesprek bij ziekmelding

Het eerste verzuimgesprek vindt meteen bij de telefonische ziekmelding, dus altijd onverwachts, plaats. Het is daarom zaak om voorbereid te zijn op dergelijke gesprekken.

Bespreek minimaal het volgende:

• de globale situatie van de werknemer;
• werkzaamheden en afspraken die moeten worden waargenomen, verzet of afgezegd;
• afspraken over het verdere proces van ziekteverzuim, zoals de afspraak om later opnieuw contact op te nemen en te kijken hoe het gaat.

De werknemer hoeft niet in detail te treden over de aard en oorzaak van zijn ziekte; je mag daar zelfs niet naar vragen. Aan de bedrijfsarts moet de werknemer wel medische informatie verstrekken. Vaak vertelt een werknemer uit zichzelf wat er aan de hand is. Spring hier zorgvuldig mee om: noteer dit niet in het dossier en deel het ook niet zonder goedkeuring van de werknemer met collega’s. Je mag wel vragen hoe het werk bevalt, hoe de collegiale samenwerking verloopt, of er andere zaken binnen of buiten het werk spelen waar de werknemer over wil praten en waar je als werkgever over mee kan denken bij het vinden van een oplossing.

Houd bij verzuim wegens ongeval of schade door derden rekening met het regresrecht. Bij verzuim vanwege zwangerschap of orgaandonatie moet je in de gaten houden dat UWV het ziekengeld betaalt.

Verzuimgesprek bij frequent verzuim

Als je frequent ziekteverzuim negeert, kan dit leiden tot langdurig ziekteverzuim of een toename van het ziekteverzuim in de organisatie. Daarom is het belangrijk dat je bij frequent ziekteverzuim met de werknemer daarover in gesprek gaat. Aandachtspunten daarbij zijn de volgende:

• Maak een aparte afspraak om het frequent ziekteverzuim te bespreken.
• Achterhaal tijdens het gesprek de oorzaken: “Heeft het te maken met omstandigheden op het werk, thuis of is er sprake van duidelijke lichamelijke klachten?”
• Vraag aan de werknemer hoe hij denkt dat het verzuim verholpen kan worden (als dat mogelijk is).
• Vraag aan de werknemer of hij eventueel aanpassingen nodig heeft.
• Maak afspraken en leg deze vast.
• Maak een vervolgafspraak voor evaluatie en bijstelling van de gemaakte afspraken.

Terugkeergesprek

Als de werknemer weer (gedeeltelijk) terugkeert naar de werkplek, moet je ook een gesprek voeren. In deze gesprekken kunnen de volgende zaken aan de orde komen:

• de gezondheidssituatie van de werknemer op het moment van terugkeer;
• in hoeverre de werknemer zijn taken weer oppakt;
• of aanpassing van de werkplek of werkzaamheden nodig is;
• of de werknemer zich direct weer onder de collega’s begeeft of dit langzaam opbouwt;
• de stand van zaken wat betreft de taken van de werknemer;
• de algemene stand van zaken binnen het bedrijf of team waar de werknemer actief is;
• de stappen die ondernomen moeten worden om nieuw ziekteverzuim te voorkomen;
• welke begeleiding de werknemer verder nog nodig heeft;
• eventueel een vervolgafspraak om te evalueren hoe de terugkeer verloopt.

Hoe voer je een verzuimgesprek?

Als het verzuim langer dan een aantal dagen gaat duren, moet er meer gebeuren: je moet de bedrijfsarts inschakelen, het plan van aanpak maken, overleg voeren met de bedrijfsarts en minimaal eens in de zes weken een gesprek met de werknemer voeren.

Deze laatste gesprekken zijn soms behoorlijk gecompliceerd. Om zulke gesprekken constructief en goed te laten verlopen zijn twee dingen noodzakelijk: een goede voorbereiding en sociaal inzicht. Het verzuimgesprek kent verschillende fasen die weliswaar niet scherp van elkaar zijn te onderscheiden, maar die je wel elk moet doorlopen. Ook is het belangrijk de juiste volgorde aan te houden.

Fase 1. Opening

Leg de feiten op tafel. Het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie kunnen het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of juist van veel en frequent verzuim. Voor preventie of aanpak van het ziekteverzuim is het van belang dit te weten.

Bestudeer van tevoren de verzuimcijfers. De meeste verzuimregistratiesystemen kunnen een verzuimrapport genereren. Geef aan hoe het verzuimgedrag zich verhoudt tot het verzuimgedrag van collega’s en geef eventueel ook aan welke problemen de onderneming of de afdeling ervaart vanwege het verzuimgedrag. Deze gesprekstoon is nodig om de werknemer te confronteren met de gevolgen van zijn verzuim. Vaak ontbreekt bijvoorbeeld het besef dat er in het verzuim patronen te herkennen zijn. Ook weet de werknemer meestal niet hoe vaak verzuim eigenlijk plaatsvindt.

Fase 2. Oorzaken

Je mag geen medische informatie vragen of de werknemer verplichten om iets te zeggen over de oorzaken en reden(en) van zijn verzuim. Opdringerige, medische vragen aan de werknemer moet je dan ook vermijden. De oorzaken en reden(en) van verzuim en eventuele medische vragen zijn onderwerp van gesprek tussen de werknemer en de bedrijfsarts.

Vaak wil een werknemer wel vertellen wat er aan de hand is, maar je mag deze (medische) informatie niet registreren. De werknemer is wel verplicht antwoord te geven wanneer je vraagt naar de verwachte duur van het verzuim, naar datgene wat hij met de klachten eventueel nog wel kan doen qua werk en naar overdracht van werkzaamheden.

Fase 3. Maak gevolgen van verzuimmelding inzichtelijk

Je mag wel de gevolgen van de verzuimmelding kenbaar maken aan de werknemer. Vaak is de werknemer niet op de hoogte wat zijn ziekmelding betekent voor zijn collega’s en het overnemen van het werk of werk dat blijft liggen, waardoor achterstanden ontstaan.

Fase 4. Oplossingen

Het ziekteverzuim kan verschillende oorzaken hebben. Zo kan de oorzaak een duidelijk fysiek probleem zijn, zoals een gebroken been of griep. In dat geval is er geen sprake van een disciplinair probleem. Een andere mogelijkheid is dat de werknemer niet zozeer een lichamelijke klacht heeft, maar verzuimt vanwege narigheid op het werk of thuis. Hoewel er niet direct sprake hoeft te zijn van een disciplinair probleem, is het wel van belang om naar oplossingen te zoeken. Leg het initiatief in deze situatie bij de medewerker neer om draagvlak te creëren. Bespreek vervolgens de verschillende oplossingen naast elkaar.

Fase 5. Afspraken

Als duidelijk is welke oplossing wordt gekozen, maak hierover dan duidelijke en toetsbare afspraken. Prik bovendien meteen een datum om de afspraken te evalueren en de voortgang te bewaken.

Vragen of hulp nodig bij verzuim? Neem direct contact met ons op.

Bron XpertHR